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Bewerbungs-ABC

Personalakte

Die meisten Unternehmen führen über alle ihre Mitarbeiter sogenannte Personalakten. Hierin sind alle Informationen enthalten, die über den betreffenden Mitarbeiter/die betreffende Mitarbeiterin gesammelt wurden/werden. Neben den Stammdaten und den aus den eingereichten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf) hervorgehenden Angaben sind dies alle gesammelten Daten über Ihre berufliche und persönliche Entwicklung sowie Einschätzungen der Entwicklung Ihrer Fähigkeiten.

Was Sie sich merken sollten ist, dass das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Ihnen erlaubt, dass Sie Ihre Personalakte einsehen dürfen und dass Geheimakten ohne Ihr Wissen verboten sind. Neben der Hauptakte, die vor allem berufs-, firmen- und positionsbezogene Daten enthält, besteht eine Personalakte auch aus Nebenakten mit Urlaubs- und Krankheitsstatistiken. Auch, wenn das BetrVG nicht ausdrücklich vorschreibt, dass Personalakten geführt werden müssen, sollten Sie davon ausgehen, dass zumindest Ihre Stammdaten irgendwo abgelegt oder eingespeichert sind.

Eine gut gegliederte Personalakte enthält: Den Personalstammbogen, Korrespondenz(en) mit dem Mitarbeiter, Beurteilungen, Zeugnisse, Lebenslauf und Lichtbild. In den meisten Fällen enthält sie auch den Bewerbungsfragebogen, Tests, sowie Notizen über Ihre Berufs- und Arbeitsauffassung und Ihr Krankheits- und Urlaubsverhalten.

Das Unternehmen muss alle Mitarbeiter darüber informieren, wo und wann sie Einsicht in ihre Personalakte nehmen können (Sprechstundenzeiten). Ein vorgeschriebener Zeitrahmen (feste Tageszeiten, Drei-Monats-Rhythmus o ä.) besteht nicht und ist der Praxis der Unternehmen überlassen.

Verboten ist das unbefugte Herausnehmen und Entwenden von Unterlagen. Umstritten ist auch, ob Sie sich Kopien machen dürfen. Da nachträgliche Aufzeichnungen aus dem Gedächtnis aber missverständlich werden können, wird man Ihnen aber erlauben, dass Sie sich Notizen machen. Daraus erhellt, dass Sie während des Studiums Ihrer Akte nicht allein sein werden, da Sie die Unterlagen nur im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung einsehen dürfen.

Außer Ihnen darf Einblick in Ihre Personalakte nehmen: Ihr direkter Vorgesetzter, der Firmeninhaber und der/die Geschäftsführer. Ihre Arbeitskollegen oder Kollegen anderer Abteilungen, auch Leitende anderer Abteilungen, dürfen dies nicht. Und: Vom Einblicksrecht in Ihre Akte ausgeschlossen sind Sie, wenn Sie selbst Leitender Angestellter sind. Jedoch sollten verständige Arbeitgeber mit sich reden lassen und ihren Leitenden Angestellten, die ja zu den Führungskräften des Unternehmens gehören, in dieser Sache die gleichen Rechte einräumen, um zu verhindern, dass Böses vermutet wird.

Alle negativen Daten und Informationen sind nach einem Zeitraum von spätestens fünf Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter müssen einige Zeit aufgehoben werden. Als Bewerber ist das für Sie wichtig, wenn Sie verspätet ein Zeugnis anfordern müssen.