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Sie waren schon immer ein Organisationstalent und lieben es Geburtstage und Hochzeiten von Freunden und Verwandten vorzubereiten? Das bisschen Planungsstress macht Ihnen nichts aus, genauso wie alle Termine und Kosten im Blick zu haben? Dann sollten Sie über eine berufliche Karriere in der Bankettorganisation nachdenken. Diese Abteilung eines Hotels kümmert sich um die Ausrichtung von großen Feiern, genauer gesagt von Banketts. Dazu gehören nicht nur private Veranstaltungen, sondern genauso Firmenevents sowie Tagungen und Konferenzen.
Unabhängig vom Anlass sorgt die Bankettorganisation für unvergleichliche Festlichkeiten. Dies gelingt ihr durch ein attraktives Bankettangebot, eine gut durchdachte Planung, eine plangenaue Umsetzung und einer anschließenden Nachbereitung. Ziel ist es, die Erwartungen des Kunden bestmöglich zu erfüllen, wenn nicht sogar zu übertreffen.
Wenn Sie Interesse an dem Job in der Bankettorgansiation haben, erläutern wir Ihnen im Folgenden Genaueres über Voraussetzungen, die allgemeinen Aufgaben und die Einstiegsmöglichkeiten, die Sie für den Einstieg in die Bankettabteilung benötigen.
Bezeichnung
Mittlerweile tummeln sich in den Jobbörsen des Internets verschiedenste Bezeichnungen, wenn es um die Tätigkeiten im Bankett geht. Jedes Hotel scheint seine eigenen Titel für die Bankettspezialisten zu haben. Angefangen vom Bankett Koordinator über den Bankettassistenten bis hin zum Bankettmitarbeiter finden Sie eine Vielzahl an Bezeichnungen. Wenn Sie sich die Stellen im Detail anschauen, werden Sie schnell feststellen, dass die Aufgaben, die dahinter stecken, nicht stark voneinander abweichen.
Arbeitsplatzmöglichkeiten
Wo finden sich interessante Jobs in der Bankettorganisation? Auf diese Frage gibt es zwei Antworten. Entweder Sie suchen sich einen ansprechenden Beherbergungsbetrieb, sprich ein schickes Hotel, oder Sie halten die Augen nach einem Restaurant offen, das ausreichend groß ist, um eine eigene Bankettabteilung eingerichtet zu haben.
Aufgaben
Die Aufgaben der Bankettabteilungen sind zwar im Wesentlichen gleich, variieren jedoch je nach Betriebsgröße. So kann es beispielsweise sein, dass in kleineren Hotels die Bankettorganisation nicht nur die Akquise und Planung von Veranstaltungen übernimmt, sondern im weiteren Schritt auch für die Betreuung der Gäste sorgt, indem Sie am Eventtag im Service mitarbeitet. In größeren Bankettabteilungen sind solche Aufgaben strikt voneinander getrennt, sodass klare Arbeitsschwerpunkte darin gesetzt werden, wer die Kundengewinnung, wer die Angebotserstellung und wer die Durchführung des Banketts übernimmt. Doch fangen wir mit der Beschreibung der Tätigkeit chronologisch an:
Da es ohne Aufträge keine Banketts geben würde, gilt es zunächst einmal Kunden zu akquirieren bzw. die Bestandskunden zu pflegen. Dies gelingt beispielsweise über ansprechende Werbung und eine kompetente Kundenakquise per Telefon, Mail oder bei Verkaufsgesprächen der Außendienstmitarbeiter. Die Korrespondenz zu Kunden ist Teil der täglichen Arbeit. Mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis und ansprechenden Angebotsinhalten, die den Bedürfnissen des Kunden entsprechen, überzeugt die Bankettorganisation schließlich so manchen Kunden. Ist der Vertrag unterzeichnet, geht es an die Detailplanung. Wie viele Gäste werden erscheinen und wie werden Tische und Stühle gestellt? Welches Menü passt zur Veranstaltung und wie sieht der zeitliche Ablauf aus? Gibt es externe Dienstleister, die beauftragt werden müssen? Floristen, DJ’s oder Dekorateure freuen sich des Öfteren die Veranstaltungen in den Hotels und Restaurants mitzugestalten. Damit all die besprochenen Details nicht unter den Tisch fallen, möchten Datenbanken und Reservierungsprogramme gepflegt werden.
Als nächsten Schritt müssen die beteiligten Kollegen über alle wichtigen Informationen gebrieft werden. Das Küchenpersonal und der Service sollte genauestens Bescheid wissen wie sich der Kunde sein Event vorstellt. Beide Abteilungen sorgen schließlich für eine perfekte Durchführung und sind Ansprechpartner für den Veranstaltungstag. Gemeinsam mit der Bankettorganisation werden ein fixer Zeitplan und weitere wichtige Einzelheiten besprochen.
Dann ist es endlich soweit. Der Tag des Banketts steht ins Haus. Nun wird sich zeigen wie gut die Vorbereitungen getroffen wurden. Ein letzter Check der Bankettorganisation bezüglich der Räumlichkeiten und schon kommen die ersten Gäste. Das Mise en Place wurde selbstverständlich bereits vom Service vorbereitet und auch die Küche kann es kaum erwarten anzurichten. Nun muss der Kunde mit köstlichen Speisen und einem zuvorkommenden Service überzeugt werden. Wie gesagt, bei kleinen Betrieben kann es durchaus vorkommen, dass auch die Bankettorganisation mal zum Servicetablett greifen muss.
Im Anschluss an das Bankett sollte der Kunde den Saal mit einem Lächeln verlassen. Wenn die Teilnehmer der Konferenz oder die Hochzeitsgäste mit dem Event zufrieden waren, sind es die Ausrichter auch. Die Arbeit ist nach der Veranstaltung allerdings noch nicht erledigt. Nun geht es darum die Räumlichkeiten aufzuräumen, Leistungen in Rechnung zu stellen (wenn dies im Vorfeld noch nicht geschehen ist) und das Feedback vom Kunden aufzunehmen sowie daraus zu lernen. Eine gute Nachbereitung gehört zu einer Planung eben dazu. So entsteht ein runder Abschluss des Auftrags und neu gewonnenes Wissen kann für zukünftige Banketts genutzt werden.
Sie sehen, dass die Arbeit der Bankettorganisation sehr vielseitig ist. Neben abwechslungsreichen Aufgaben kommen Sie zudem mit unterschiedlichen Kunden und Festivitäten in Kontakt, die stets eine neue Herausforderung mit sich bringen. Wer zuletzt gern im Team arbeitet, ist in der Bankettorganisation genau richtig.
Einstieg
Der Einstieg in den Job der Bankettorganisation gelingt über eine Ausbildung im Hotel- oder Restaurantfach. Geeignete Ausbildungen sind zum Beispiel die der Hotelfachleute, der Hotelkaufleute und die der Restaurantfachleute. Sie alle dauern drei Jahre und finden dual statt. Das heißt während die Praxis im Betrieb erlernt wird, eignet man sich die entsprechende Theorie in der Berufs- oder Hotelfachschule an.
Voraussetzungen
Die Voraussetzungen für den Job in der Bankettorganisation lassen sich aus dem Tätigkeitsbereich leicht ablesen. Da es bei diesem Job vorrangig um das Koordinieren verschiedenster Prozesse geht, die am Ende zu einer perfekt organisierten Veranstaltung führen, sind Organisationstalente gefragt. So groß das Event auch ist, Sie im Bankett behalten den Überblick und wissen Küche und Service über alle wichtigen Details zu informieren. Anhand der Kundenwünsche bereiten Sie eben das perfekte Bankett vor. Hierfür sollten Sie Spaß an der Planung haben und gern mit Menschen zusammenarbeiten. Da Sie im direkten Kontakt zum Kunden stehen, sind Kommunikationsstärke und Freundlichkeit unabdingbar. Auch wenn die Planung einen großen Teil Ihrer Tätigkeit einnimmt, gehört ebenso der Umgang mit Zahlen zu Ihrer Arbeit. Anhand der Gästeanzahl müssen Ressourcen geplant werden und anschließend zu einem Angebot gebündelt werden. Große Rechenfehler dürfen hier keineswegs passieren.
Einige Stellenausschreibungen fordern Kenntnisse im Bereich Fidelio Sales & Catering oder Opera, die die tägliche Arbeit am Computer unterstützen sollen. Auch mit den gängigen Office Anwendungen wie Word, Excel und Power Point solltest du umgehen können. Bei Hotels in Großstädten mit internationalem Publikum sind Englischkenntnisse wichtig, um auch die fremdsprachige Kunden bestmöglich beraten zu können.
