Über die Schnellerfassung werden die Bewerbungen erfasst, die nicht per Online-Bewerbungsformular in das System eingehen (Post, E-Mail, Fax).
Desweiteren geben Sie über die Schnellerfassung Transfermitarbeiter ein.
Für die Schnellerfassung gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Menüpunkt Schnellerfassung.
Geben Sie zunächst Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum des Bewerbers ein. Anhand dieser Daten überprüft das System, ob die Person schon im System gelistet ist. Sollten Sie nicht alle Daten haben, umgehen Sie das System, indem Sie Ersatzdaten eingeben, die Sie nach dem Dublettencheck wieder entfernen.
Klicken Sie auf den Button Dublettencheck.
Wenn das System keine Dublette gefunden hat, erscheint ein Datenblatt, das in
Persönliche Daten
Bewerbungsgelevante Daten/Wünsche
Kontaktdaten
gegliedert ist.
Geben Sie die relevanten Daten zu dem jeweiligen Bewerber in die entsprechenden Felder ein.
Handelt es sich um einen Externen Bewerber, müssen die Felder Beworben als, Bereich, Personenkategorie, Bewerbungseingang, Bewerbungsform ausgefüllt werden, da es sich hierbei um Pflichtfelder handelt. Diese Angaben sind für die spätere Statistikerstellung notwendig.
Das Feld Datum Bewerbungseingang können Sie zurückdatieren, falls das Datum der Eingabe vom Datum des Bewerbungseinganges abweicht. Sie können anhand der Drop-Down-Felder den Tag, das Datum und das Jahr festlegen.
Dublettencheck nach der Schnellerfassung:
Handelt es sich um einen Bewerber, der bereits im System gespeichert ist, wird nach der Schnellerfassung die bereits vorhandene Bewerbung angezeigt. Sie können dann entscheiden, ob Sie die neue Bewerbung in die bereits vorhandenen Bewerberdaten übernehmen möchten. Hierfür klicken Sie erneut auf das Symbol übernehmen. In der Bewerberhistorie erscheint der Hinweis, dass die eingegangene Bewerbung in die bereits vorhandene übernommen worden ist.
Wenn Sie die Bewerbungen getrennt voneinander bearbeiten möchten (wenn es sich um Bewerbungen unterschiedlicher Positionen handelt), klicken Sie auf den Button Neu anlegen. In der Bewerberliste erscheinen dann zwei unterschiedliche Bewerbungen des Bewerbers.
Direkte Absage nach Schnellerfassung:
Handelt es sich um einen Bewerber, der für Ihr Hotel nicht interessant ist, können Sie dem Bewerber direkt - entweder per E-Mail oder per Post - eine Absage versenden.
Standard-Absage (E-Mail):
Möchten Sie eine Standard-Absage per E-Mail versenden, so müssen Sie diese Standard-Absage vorab in Ihren Korrespondenzvorlagen anlegen und in Ihren Unternehmensdaten als Standard-Absage definieren. Nach der Schnellerfassung erscheint dann der Button Standard-Absage (E-Mail). Beim Versand nimmt das System automatisch die Bewerberdaten an (Voraussetzung ist, dass Sie vorab die E-Mail-Adresse des Bewerbers eingegeben haben) und der Bewerber erhält den Status Absage.
Korrespondenz versenden:
Möchten Sie eine individuelle Absage verschicken, klicken Sie auf den Button Korrespondenz versenden.
Wählen Sie anschliessend aus, ob Sie die Absage per E-Mail oder Brief versenden möchten.
Suchen Sie sich die gewünschte Vorlage in dem jeweiligen Drop-Down-Feld aus.
Klicken Sie auf den Button Weiter.
Sie können nun den Text individuell ändern und anhand der Word-Tools bearbeiten. Desweiteren können Sie ein Sendedatum bestimmen.
Bei einer E-Mail-Korrespondenz klicken Sie auf den Button Senden und Beenden.
Bei einer Briefkorrespondenz können Sie sich den Brief über den Button Vorschau/Test-Druck ansehen.
Klicken Sie danach auf den Button Drucken und Beenden.
Erweiterte Dateneingabe:
Möchten Sie weitere Bewerberdaten in das System übernehmen, klicken Sie auf den Button Erweiterte Dateneingabe. Danach gelangen Sie in das persönliche Bewerberdatenblatt, wo Sie zusätzliche Einträge zu dem Bewerber vornehmen und Unterlagen hochladen können.
Möchten Sie vorerst keine weiteren Eingaben zu dem Bewerber machen, diesen aber in Ihre Bewerberliste übernehmen, so klicken Sie auf den Button Speichern. Danach erscheint der Bewerber in Ihrer Bewerberliste und Sie können jederzeit wieder auf ihn zugreifen.
Schnellerfassung eines Transfer Mitarbeiter
Erweiterte Dateneingabe nach der Schnellerfassung